Directiva pentru cheltuielile de transport şi cazare

1 – Principii generale

1.1. La baza acestei directive se află articolele 15.2 şi 20 din statutul internaţional. Cheltuielile de transport şi cazare vor fi suportate doar în conformitate cu această directivă.
1.2. Trezorierul internaţional este autorizat să ia decizii în conformitate cu această directivă.
1.3. Persoanele ale căror cheltuieli vor fi rambursate trebuie să trimită formularul completat corect şi în întregime şi semnat până la data limită stabilită de trezoreria internaţională. Formularele trimise după această dată nu vor mai fi luate în considerare.
1.4. Decontarea cheltuielilor se va face în următoarele cazuri:
– întâlniri ale PEB: cheltuielile pentru membrii PEB-ului, consilier, secretare ale IAC, interpreţi.
– IEC/WC: cheltuieli ale membrilor PEB, secretare şi interpreţi ai IAC-ului, delegaţi (1 persoană de la fiecare secţie) şi un reprezentant al IBZ Gimborn.
– Întâlniri ale Comisiilor Internaţionale: cheltuielile membrilor.
– Întâlniri ale membrilor trezoreriei internaţionale, inclusiv auditul intern.
– Lucrări ale IAC-ului: secretarul general internaţional.
1.5. Decontarea altor cheltuieli se va face cu acordul PEB-ului după consultarea în prealabil cu trezoreria internaţională, înaintea aprobării cheltuielilor.
1.6. Termenul de „cheltuieli” se referă la: – Deplasarea la întâlniri – Costurile de cazare / masă pe durata întâlnirii – Transportul la întoarcere.
1.7. În ceea ce priveşte nopţile suplimentare acestea vor fi la înţelegerea dintre delegat şi trezoreria internaţională. Dacă nopţile suplimentare sunt strict private, toate cheltuielile suplimentare vor fi suportate de persoana respectivă.

2 – Condiţiile de rambursare

2.1. Cheltuielile de transport Decontarea se va face doar la cele mai mici costuri posibile.
2.2. Plăţile se vor face în următoarele condiţii:
2.2.1. Trenul Bilet la clasa a doua, incluzând toate costurile necesare extra (supliment de rezervare).
Vagon de dormit, dacă durata călătoriei impune acest lucru, după ce a fost consultată trezoreria internaţională şi după ce şi-a dat acordul.
2.2.2. Avionul Bilet la cel mai bun tarif la clasa economic. Persoanele în cauza vor lua în considerare publicaţiile trezoreriei internaţionale legate de acest subiect şi vor încerca să găsească ofertele cele mai apropiate (lista tarifelor de zbor pentru IEC şi WC). Orice călătorie ce presupune o noapte suplimentară (în timpul călătoriei sau la sosire) va necesita aprobarea prealabilă a trezoreriei internaţionale.
2.2.3. Vaporul Biletul cu cel mai bun tarif la clasa economic. Se acceptă şi cabina dacă durata călătoriei impune acest lucru şi dacă trezoreria internaţională şi-a dat acordul în acest sens.
2.2.4. Autoturismul 0.60 CHF pe kilometru pentru un traseu de maxim 500 km la întoarcere. O plată adiţională de 0.05 CHF pe km va fi plătită pentru orice pasager căruia îi vor fi decontate cheltuielile de transport. Toate cheltuielile suplimentare (feribot, parcare, etc) vor fi decontate pe baza chitanţelor.
2.3. Cheltuielile de cazare şi masă Sunt valabile următoarele tarife:
Mese:
10.00 CHF micul dejun
30.00 CHF masa principală
Pe timpul călătoriei mesele vor fi decontate dacă formularul este completat corect .
Cazarea: Maxim 130 CHF fără mic dejun.

3 – Procedura de rambursare

3.1. Va fi folosit doar formularul de rambursare disponibil la trezoreria internaţională. Trebuie să fie completat şi semnat de persoana în cauză iar chitanţele trebuie ataşate.
3.2. Chitanţele
Trenul
Copia biletului plus chitanţele pentru alte cheltuieli adiţionale.
Avionul
Copia biletului cu toate detaliile legate de zbor. Dacă persoana în cauză are asigurare ataşaţi o copie a poliţei şi a chitanţei cu care s-a efectuat plata.
Vaporul
Copia biletului şi alte cheltuieli adiţionale.
Autoturismul
Precizaţi pe formular numărul de km şi ruta plus chitanţele pentru alte cheltuieli suplimentare.
3.3 Asigurările
Doar poliţa de asigurare pentru accidente în timpul călătoriei va fi decontată.
3.4 Procedura
Formularele de decont vor fi înaintate trezoreriei internaţionale în limita de timp specificată. La examinarea formularelor va fi contactată persoana în cauză dacă va fi nevoie de mai multe informaţii. Rambursările se vor face în contul bancar al secţiei respective, conform „Formularului de Bancă”. În eventualitatea în care lipsesc documente sau explicaţiile nu sunt clare trezoreria internaţională este autorizată să decidă dacă decontează sau nu aceste cheltuieli. Trezoreria internaţională este de asemeni autorizată să retină orice datorie a secţiei din decontul respectiv.

4 – Data intrării în vigoare

Această directivă, a fost adoptată la data de 22 septembrie 2006 la Congresul din Ljubljana (Slovenia). Înlocuieşte orice altă directivă anterioară sau decizii referitoare la cheltuielile de transport şi cazare.

DIRECTIVA PENTRU FONDAREA ŞI AFILIEREA SECŢIILOR NAŢIONALE

Directiva se adresează în primul rând persoanelor implicate în fondarea unei noi secţii naţionale IPA, fie ca membru fondator al acelei noi secţii, fie când acţionează ca secţie sponsor.

1 – Principii
1. La baza acestei directive se află Articolele 4 şi 20 din statutul internaţional.
2. În conformitate cu articolul 4 al statutului internaţional fondarea unei noi secţii naţionale poate avea loc în orice stat suveran în conformitate cu legislaţia internaţională în vigoare şi unde este posibilă respectarea fără restricţii a principiilor din partea A a statutului internaţional al Asociaţiei Internaţionale a Poliţiştilor.
3. Caracteristicile suveranităţii mai pot fi:
(a) Parteneră a Naţiunilor Unite sau recunoaşterea de către Naţiunile Unite.
(b) Membră cu drepturi depline a comunităţilor internaţionale cum ar fi: Consiliul Europei, Comunitatea Europeană (EC), Organizaţia Statelor Unite (OAS), Uniunea Africană (AU), Asociaţia Naţiunilor din sud-estul Asiei (ASEAN), etc.

2 – Procedura de fondare
1. O nouă secţie poate fi fondată de ofiţeri de poliţie activi sau rezervişti din ţara respectivă care sunt deja membri străini asociaţi ai altor secţii.
2. Pentru înfiinţarea unei secţii este necesară prezenţa a minim 50 de membri străini asociaţi care să aleagă un Comitet de fondare format din preşedinte, secretar general şi trezorier.
3. Înainte de a organiza o întâlnire de fondare, PEB-ul trebuie să se asigure că există condiţii favorabile progresului în ţara respectivă, că pot fi respectate condiţiile articolului 2 din statutul internaţional.
4. Secretarul general internaţional (ISG) trebuie să fie informat cu privire la intenţia de fondare a unei secţii în timp util pentru a face aranjamentele necesare pentru ca observatorii, cu acordul Biroului Executiv Permanent să poată participa la întâlnirea de fondare. Datoria de a oferi informaţii ISG-ului se referă şi la secţiile care oferă sprijin (regiuni, branşe, membri individuali). PEB-ul decide asupra „timpului util”; în plus, este necesară colaborarea cu ISG-ul înainte de a stabili data întâlnirii.
5. La întâlnirea de fondare, Comitetul de fondare nou ales trebuie să semneze o declaraţie prin care se angajează să respecte principiile stabilite în Declaraţia Universală a Drepturilor Omului adoptată de Naţiunile Unite în 1948 şi prin care recunosc faptul că orice formă de constrângere (tortură) contrazice aceste principii. Documentul de declaraţie va fi oferit de Centrul Administrativ Internaţional.
6. După ce întâlnirea de fondare a avut loc, secţia nou fondată va căpăta statut de „COMITET FONDATOR AL SECŢIEI IPA….” până în momentul recunoaşterii de către PEB şi va primi statutul de „Sectie în fondare”.
7. Statutul de secţie în fondare va fi primit după ce proiectul de constituire şi regulamentul au fost înaintate PEB-ului pentru a fi examinate de Comisia Internă şi Internaţională (IIC) şi au fost adoptate toate amendamentele necesare.
8. Dacă anumite circumstanţe împiedică o secţie în fondare să-şi îndeplinească activităţile statutare, în special când legislaţia naţională stă în calea implementării principiilor fundamentale prevăzute în partea A a statutului Internaţional PEB-ul poate retrage statutul de secţie în fondare.

3 – Secţia sponsor
1. PEB-ul este cel care poate numi o secţie sponsor.
2. Membrii fondatori pot solicita sau numi o secţie afiliată cu acordul acesteia pentru a acţiona ca secţie sponsor.
3. Dacă membrii fondatori nu nominalizează o anumită secţie sponsor PEB-ul poate numi una, cu acordul acesteia, să sprijine Comitetul de fondare.
4. Rolul secţiei sponsor este de a informa, sprijini şi acorda asistenţă administrativă secţiei în fondare. Pentru a asigura stabilitate şi extindere ea trebuie să faca aceleaşi lucruri şi după afiliere.
5. Secţia sponsor poate numi o regiune, filială cu acordul acesteia, pentru a-i îndeplini sarcinile.
6. Secţia sponsor va fi responsabilă de emiterea legitimaţiilor de membru şi timbrelor anuale pentru membrii asociaţi străini ai secţiei în fondare, până în momentul afilierii.
7. În momentul în care PEB-ul recunoaşte statutul de „Sectie în fondare” sectia sponsor poate emite legitimatii membrilor străini asociaţi utilizând codul ţării respective şi începând cu numărul 1. Acest lucru va preveni necesitatea de a emite noi legitimatii după afiliere.
8. Secţia sponsor va informa PEB-ul cu privire la progresele secţiei în fondare prin rapoarte scrise. PEB-ul va prezenta aceste rapoarte la congresul IPA sau la Consiliul Executiv Internaţional (IPA WC sau IEC) în momentul în care se propune afilierea.
9. Este obligatoriu ca secţia sponsor să păstreze taxele reale pe întregul proces al afilierii. Când stabileşte o taxa de membru trebuie să ţină cont de salariile poliţiştilor din secţia în fondare , taxa care să poată fi suportată şi după afiliere.

4 – Recunoaşterea de către PEB
1. În urma întâlnirii de fondare, secţia sponsor trebuie să trimită secretarului general internaţional un raport detaliat despre întâlnire în una din limbile oficiale IPA (Engleză, Franceză, Germană, Spaniolă). Dacă la întâlnirea de fondare este prezent un membru al PEB-ului raportul iniţial va fi înaintat de acesta.
2. Acest raport trebuie să conţină următoarele:
a) copie a minutei întâlnirii de fondare
b) numele, adresele şi numerele de telefon ale membrilor comitetului de fondare ales;
c) lista membrilor actuali şi Secţiile IPA unde plătesc taxele;
d) lista membrilor ce au participat la întâlnirea de fondare;
e) o declaraţie de conformitate cu Directiva pentru Fondarea şi Afilierea Secţiilor şi articolul 2 al statutului internaţional;
f) o declaraţie prin care se angajează să respecte principiile Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului
g) copie a proiectului de constituire, regulamentul şi alte informaţii. Aceste documente trebuie să fie în limba oficială sau traduse în franceză, engleză, germană sau spaniolă.
3. După examinarea documentelor PEB-ul va decide dacă noua secţie îndeplineşte condiţiile necesare. Dacă da, PEB- ul va numi secţia „SECTIE ÎN FONDARE”
4. PEB-ul va informa, fără întârziere, toate secţiile naţionale cu privire la decizia luată şi va publica numele şi adresele şi datele secţiei în fondare. Din momentul recunoaşterii, noua secţie va primi toate informaţiile internaţionale şi va fi autorizată să trimită UN OBSERVATOR la congresele IPA şi / sau la conferinţele IEC cheltuielile fiind suportate de trezoreria internaţională.
5. Dacă o secţie în fondare nu-şi va mai putea îndeplini obligaţiile sau nu va atinge stadiul de progres necesar afilierii, PEB-ul poate retrage statutul de secţie în fondare.

5 – Materialul informativ
1. Centrul Administrativ Internaţional va pune la dispoziţia secţiei în fondare următoarele materiale: statutul internaţional, regulamentul internaţional şi directiva pentru fondarea şi afilierea secţiilor naţionale.
2. secţia sponsor poate la rândul ei să furnizeze materiale cum ar fi postere publicitare, cereri de înscriere şi altă documentaţie.

6 – Afilierea
1. Aplicaţia pentru afiliere poate fi propusă de către PEB la WC sau la IEC. Propunerea trebuie luată în considerare de către PEB la cel târziu doi ani de la obţinerea statutului de secţie în fondare.
2. Dacă situaţia este conform paragrafului anterior însă secţia sponsor consideră că afilierea ar trebuie amânată trebuie să trimită un raport la PEB în care să menţioneze motivele.
3. În ceea ce priveşte recomandarea la WC sau IEC, PEB-ul trebuie să ia în calcul anumite aspecte cum ar fi creşterea numărului de membri în cadrul noii secţii (evidenţiat de formarea regiunilor), sistemul administrativ naţional, numărul total de membri, la baza acestora stând rapoartele recente ale secţiei sponsor.
4. Recomandările pentru afiliere trebuie să respecte articolul 10 din regulament.
5. Analizând propunerile PEB-ului, WC- ul sau IEC -ul vor aproba sau vor amâna afilierea. Orice amânare nu trebuie să depăşească doi ani după care WC- ul şi IEC-ul vor pune din nou în discuţie problema afilierii. Nu există un număr exact de amânări ale afilierii.
6. Din momentul afilierii plata anuală a balanţei internaţionale pentru noua secţie va începe la data de 1 ianuarie a următorului an şi nu se vor mai face membri asociaţi străini.

7 – Separarea secţiilor
1. Nu este permisă existenţa a două sau mai multe secţii IPA în aceeaşi ţară.
2. Problemele referitoare la separarea sau amestecarea acestora trebuie rezolvate de PEB.
3. În orice caz, este nevoie de confirmarea IEC-ului.

8 – Data intrării in vigoare
Această directivă a fost adoptată la cel de al XVI-lea Congres pe 11 mai 2000 la Bournemouth, Marea Britanie.

DIRECTIVA PENTRU ORGANIZAREA ÎNTRUNIRILOR

Principii
1. La baza acestei directive se află articolul 20 din statutul internaţional şi articolul 12 din regulamentul internaţional şi se aplică în cazul tuturor congreselor şi conferinţelor IEC ale Asociaţiei Internaţionale a Poliţiştilor.

Generalităţi
2. Toate problemele discutate şi toate deciziile adoptate trebuie să fie înregistrate şi trimise tuturor secţiilor şi PEB-ului sub formă de minută, la cel mai scurt timp posibil după terminarea întrunirii.
3. Participanţii pot vorbi numai cu acordul preşedintelui;
4. Când o persoană vorbeşte, observaţiile trebuie să fie strict la obiect şi adresate preşedintelui;
5. Nimeni nu poate părăsi şedinţa fără încuviinţarea preşedintelui.
6. Dacă un delegat părăseşte şedinţa, cu acordul preşedintelui, acesta poate numi alt participant care să-i ţină locul.
7.Dacă o persoană nu respectă regulile desfăşurării şedinţei, preşedintele are puterea de a-i cere să se retragă din sală pentru o anumită perioadă de timp.

Preşedintele
8. Preşedintele poate decide cine, în afară de membri oficiali şi observatori mai poate participa la şedinţă. Participarea membrilor neoficiali trebuie precizată în minută.
9. Preşedintele decide când se ia pauză şi când termină şedinţa.
10.Preşedintele poate reduce durată discursului. El este cel care le da cuvântul celor prezenţi şi tot el le poate retrage acest drept.
11.La capitolul Alte Probleme preşedintele permite discutarea unor subiecte care poate nu sunt în conformitate cu statutul şi regulamentul, dar nu se va lua nici o decizie
12.la solicitarea unui delegat, preşedintele poate permite observatorului ce face parte din delegaţia secţiei respective să vorbească despre probleme specifice.
13.Preşedintele ia decizia finală care nu este supusă la vot.

Moţiunile
14.Fiecare moţiune şi fiecare nominalizare pentru alegeri va fi verificată de un delegat şi urmată de un al doilea delegat înainte de a fi discutată şi supusă la vot. Aceeaşi procedură se aplică şi în cazul amendamentelor şi propunerilor. Dacă moţiunile sunt făcute de PEB nu mai sunt necesare verificările.
15.O moţiune trebuie să fie finalizată pentru a se introduce alta.
16. Persoana care propune moţiunea nu trebuie să vorbească mai mult de zece minute iar susţinătorul nu mai mult de cinci minute excepţie cazul în care preşedintele acordă permisiunea.
17.Nici o persoană nu trebuie să vorbească mai mult de două ori despre aceeaşi problemă excepţie cazul în care aşa este procedura sau când oferă o explicaţie finală.
18.Dacă o moţiune este acceptată, amendamentul se supune în primă fază la vot şi dacă este adoptat, se votează şi moţiunea.
19.Dacă două sau mai multe amendamente sunt propuse unei motiuni ultimul se supune la vot. Sunt supuse în ordine inversă înainte ca moţiunea să fie modificată. 20.Un delegat nu trebuie să propună mai mult de un amendament la o moţiune.
21.Decizia preşedintelui este cea finală când face diferenţa între amendamente inacceptabile şi acceptabile care pot fi contrare sau care se pot îndepărta de la moţiunea iniţială.
22.Cu acordul persoanei care a făcut propunerea preşedintele poate solicita formularea unei noi propuneri, mai complexe, dacă numărul amendamentelor este excesiv şi / sau discuţia se îndepărtează de cea iniţială.

Votarea
23.Fiecare delegat are dreptul la un vot pentru toate problemele . PEB-ul are vot colectiv pentru toate problemele, altele decât în cazul alegerilor, unde nu mai au drept de vot.
24.Votarea se face, în mod normal prin ridicarea mâinilor. Dacă există dubii în ceea ce priveşte rezultatul votului, preşedintele poate solicita înregistrarea voturilor. (Excepţie votarea conform articolului 15.5 -alegerile din regulamentul internaţional.)
25.Decizia asupra moţiunilor şi amendamentelor se ia prin simpla majoritate a voturilor pentru sau împotrivă de către membrii IEC-ului în condiţiile în care acestea depăşesc jumătate din voturile totale prezente sau reprezentate.(Excepţie votarea conform articolelor 9.1 şi 21.1 când se iau în considerare 2/3).
26.În cazul egalităţii voturilor fie prin ridicare de mâini, fie prin înregistrare PEB-ul trebuie să acorde o a doua rundă de vot.
Directiva a fost adoptată la Trondheim, Norvegia, şi a intrat în vigoare pe 20 iunie 2003. Înlocuieşte directivele anterioare sau deciziile legate de organizarea întâlnirilor.

COMANDA TIMBRELOR ANUALE SI CARTOANELOR PENTRU LEGITIMAŢII

Plata taxei internaţionale
Dacă aţi ales să utilizaţi legitimaţiile tip card veţi primi automat o matriţă în luna iulie a fiecărui an pentru a le face la nivelul secţiei.
Dacă aţi optat pentru legitimaţiile tradiţionale este necesar să informaţi trezorierul internaţional în fiecare an în iulie / august în legătură cu numărul de timbre pentru anul următor. Reveniţi la pagina 5 pentru detalii. Vom face în aşa fel încât delegatul dumneavoastră să primească timbrele la congresul IPA sau la conferinţa IEC, sau le vom trimite secţiei dumneavoastră.
Taxa internaţională este de 2 CHF de membru. Trezorierul secţiei dumneavoastră sau persoana împuternicită va primi o factură la începutul fiecărui an care va trebui achitată la trezoreria internaţională înaintea începerii conferinţei anuale IEC / WC. Detaliile despre contul IPA pot fi găsite la pagină 5. Va rugăm să-l contactaţi pe trezorierul internaţional dacă din anumite motive nu puteţi achita suma integral până la data limită.
Asiguraţi-va că trezoreria internaţională are detaliile contului dumneavoastră bancar. Detaliile pot fi trimise la it-ipa@netplus.ch .
1) Numele contului bancar
2) Adresa trezorierului naţional sau a persoanei care se ocupă de acest aspect
3) E-mail-ul trezorierului sau al persoanei respective
4) Numele şi adresa băncii
5) Contul
6) Codul bancar
7) Codul Swift
8) Codul IBAN
în ceea ce priveşte timbrele care nu au fost folosite până la 15% pot fi returnate asistentului trezorierului Romain Miny până la cel târziu 15 decembrie al anului tipărit pe ele.

Legitimaţiile de membru
Cartoanele albastre costă 0.20 CHF şi se pot comanda prin Romain Miny, Asistentul Trezorierului Internaţional. Trezorierul naţional va primi factură pentru acestea. Factura trebuie achitată cât mai repede posibil dar înainte de 15 decembrie al anului curent. Dacă utilizaţi legitimatii tip card costul producţiei este responsabilitatea secţiei dumneavoastră.

FORMULARUL PENTRU EXCURSII INTERNAŢIONALE

1. Formularele de excursie vor fi utilizate când grupuri sau persoane doresc sprijin de la secţiile pe care intentioneaza sa le viziteze. Nu se va utiliza dacă există deja legăturile respective.
2. Acordaţi timp suficient:
Excursie în grup: cel puţin 3 luni înainte
Excursie individuală: cel puţin o lună înainte.
Acesta este timpul minim pe care trebuie să-l acordaţi. Cu cât acordaţi mai mult timp cu atât veţi beneficia de mai mult sprijin.
3. Itinerariul anticipat trebuie să fie foarte clar precizat.
4. Folosiţi formulare separate pentru fiecare ţară pe care doriţi să o vizitaţi.
5. Formularul poate fi trimis prin poştă sau pe e-mail la secţia gazdă. Toate adresele de e-mail pot fi găsite pe Website-ul internaţional: www.ipa-iac.org.
6. Tebuie să faceţi dovada legitimaţiei de membru. Puteţi ataşa o copie a legitimaţiei. Dacă formularul este trimis de pe adresa de e-mail oficială a secţiei respective, aceasta se va considera o dovadă clară.
7. Nu va aşteptaţi ca secţia gazdă să suporte costurile vizitei dvs. Vi se vor trimite informaţiile legate de cazare pentru a va putea face rezervarea direct.
8. Dacă se solicita facilitate de cazare, fiţi flexibil şi, după excursie exprimaţi-vă mulţumirea.
NOTĂ: Acest ghid nu se aplică în cazul călătoriilor în caz de urgenţă(sprijin medical).

DIRECTIVA PENTRU COMISIILE INTERNAŢIONALE

1 – Principii
La baza acestei directive stau articolele 14 şi 20 din statutul internaţional. Există cinci comisii internaţionale de sine stătătoare, conform articolului 14. 1 din statutul internaţional:
– Comisia Internaţională pentru Relaţii Externe (ERC)
– Comisia Culturală Internaţională (ICC)
– Comisia Internă şi Internaţională (IIC)
– Comisia Profesională Internaţională (IPC)
– Comisia Socială Internaţională (ISC)
IEC-ul poate numi şi alte comisii care să se ocupe de probleme specifice. Preşedintele unei astfel de comisii poate participa la întâlnirile IEC însă fără a avea drept de vot.

2 – Scopul comisiilor internationale
Comisiile internaţionale sunt cele care susţin PEB-ul. Ele dezvoltă idei şi fac recomandări în domeniile respective (de care se ocupă).

3 – Autorităţile
Comisiile internaţionale nu pot lua decizii iar recomandările necesită aprobarea PEB-ului.
PEB-ul va decide ce comisie va îndeplini o anumită sarcină acest lucru nefiind încă definit clar în „Alocarea Sarcinilor” de mai jos.
Când se dau sarcini specifice autorităţile ce iau decizii trebuie să specifice şi fondurile disponibile. Comisiile trebuie să-şi îndeplinească sarcinile independent.
Trebuie luat în considerare „Buletinul informativ” al secretarului general internaţional atunci când este necesară contactarea secţiilor naţionale în scopul îndeplinirii de către comisie a unei sarcini specifice (trimiterea chestionarelor sau informaţii diverse).

4 – Metoda de lucru
Fiecare comisie trebuie să aibă ca preşedinte un membru al PEB-ului. Fiecare trebuie să aibă cel puţin patru membri care trebuie să fie numiţi de PEB.
Comisiile se întrunesc o dată pe an pentru o sesiune de lucrări care este convocată de preşedinte. înainte de finalizarea aranjamentelor preşedintele va discuta cu trezorierul internaţional despre costuri şi conturi.
Locul întrunirii comisiilor va fi stabilit de conducerea secţiei organizatoare.
Comisiile trebuie să coopereze în cazul suprapunerii sarcinilor şi se vor stabili astfel întruniri şi cu alte comisii, dacă este necesar.
PEB-ul poate solicita o întâlnire cu orice comisie pentru a facilita dezbaterea oricărei sarcini.

5 – Rapoartele
Preşedintele fiecărei comisii va informa PEB-ul în legătură cu munca depusă, furnizând copii ale minutei şi rapoarte la întrunirile PEB.
Comisiile vor furniza toate rapoartele necesare pentru informarea organizaţiilor în care este reprezentată IPA.
Preşedintele comisiilor va trimite la congresele şi conferinţele IEC un raport scris despre activităţile desfăşurate conform articolului 12.4 al regulamentului internaţional.

6 – Alocarea sarcinilor
6.1 Comisia Internaţională pentru Relaţii Externe (ERC)
Sarcinile Comisiei Internaţionale pentru Relaţii Externe sunt:
– Corespondenţa cu organizaţiile internaţionale aprobate de PEB;
– Participarea la conferinţele altor organizaţii internaţionale când este cazul;
– Participarea la discuţiile altor organizaţii internaţionale când este cazul;
– Obţinerea informaţiilor relevante de la organizaţiile internaţionale;
– Obţinerea informaţiilor relevante pentru publicaţiile IPA.
6.2 Comisia Culturală Internaţională (ICC)
Sarcinile Comisiei Culturale Internaţionale sunt:
– Promovarea activităţilor culturale;
– întâlniri ale tineretului (coordonare şi organizare)
– Evenimente educaţionale internaţionale din alte domenii decât cele ale poliţiei;
– Concursuri internaţionale (propuneri pentru teme, organizare, premii)
– Subiecte pentru conferinţe IEC şi congrese;
– Coordonarea activităţilor legate de hobby-uri (colecţionari, comunicare prietenii prin corespondenţa, etc)
6.3 Comisia Internă şi Internaţională (IIC)
Sarcinile Comisiei Interne şi Internaţionale sunt:
– Recomandări pentru amendamentele statutului şi regulamentului internaţional;
– Supravegherea secţiilor din punct de vedere al moţiunilor;
– Recomandări către PEB şi secţii faţă de moţiunile înaintate;
– Examinarea statutelor şi regulamentelor naţionale şi a documentaţiei care le susţine;
– Examinarea documentaţiei legate de acceptarea unor noi secţii;
– Pregătirea suspendării drepturilor de vot (verificare, propuneri vizând reprezentarea, etc);
– Schiţe ale formularelor şi documentelor
– Pregătirea statisticilor în ceea ce priveşte membrii.
6.4 Comisia Profesională Internaţională (IPC)
Sarcinile Comisiei Profesionale Internaţionale sunt:
– Probleme legate de evoluţia poliţiei, structură şi istorie;
– Comparaţii între secţiile IPA la nivel de poliţie;
– Evoluţia infracţiunii, criminologie, prevenirea crimei;
– Tehnici în poliţie; – Programul de plasament;
– Reprezentarea IPA la centrele educative internaţionale;
– Bursele IPA (propuneri pentru planificare şi absolvire);
-Evenimente educaţionale internaţionale ce implică probleme legate de poliţie.
6.5 Comisia Socială Internaţională (ISC)
Sarcinile Comisiei Sociale Internaţionale sunt:
– Promovarea şi coordonarea activităţilor sociale;
– Oferirea de ajutoare în caz de urgenţă;
– Probleme legate de casele IPA;
– Programe de schimb de experienţă în rândul tinerilor;
– Coordonarea evenimentelor şi campionatelor sportive internaţionale;
– Probleme legate de călătorii.

7 – Numirea membrilor comisiei
Când PEB-ul alege membrii comisiei ia în calcul numai calificările personale. Orice numire se face în funcţie de calificările personale şi nu în funcţie de secţie. Se iau în calcul şi limbile străine cunoscute precum şi abilitatea de a traduce.
Numirile se pot face numai după ce secţiile din care fac parte şi-au dat acordul.

8 – Ofiţerul de legătura
Secţiile naţionale pot numi şi un ofiţer de legătură cu aceste comisii internaţionale. Deşi acesta nu poate fi membru al comisiilor poate participa la lucrări, în special când este implicată şi secţia din care face parte.

9 – Intrarea în vigoare
Această directivă a fost adoptată la congresul din Trondheim Norvegia şi a intrat în vigoare la data de 20 iunie 2003.

DIRECTIVA PENTRU NOILE SECŢII AFILIATE I.P.A.

„Dupa afilierea unei secţii, plata anuală a cotizatiei internaţionale pentru noua secţie se va face începând cu 1 ianuarie a anului următor iar parteneriatul cu Secţia iniţială va inceta” (6.6 Directiva pentru fondarea şi afilierea Secţiilor Naţionale)

Legitimaţiile de membru
Noile legitimatii de membru vor fi emise utilizând codul ISO (ex GB pentru Marea Britanie) urmat de număr începând de la 01. Sunt două tipuri de legitimatii ce pot fi folosite, cea tradiţională albastră cu un timbru anual sau cea emisă anual tip card de credit. Secţia dumneavoastră are libertatea de a o alege pe cea pe care doreşte să o utilizeze. Cartoanele albastre pot fi obtinute de la trezorierul internaţional. Vă rugăm să vedeţi la pagina cinci adresa acestuia. Secţiile care aleg legitimaţiile tip card vor primi o matriţă pentru a le produce la nivel local. Fiecare secţie trebuie să emită timbre sau legitimatii tip card în fiecare an. Secţiile beneficiază de opţiunea de a trece de la un sistem la altul prin înştiinţarea trezoreriei internaţionale, data limită fiind ultima zi din iunie a fiecărui an.

Timbrele
Este necesar să aduceţi la cunoştinţa Trezorierului internaţional numărul de membri ai secţiei dumneavostră.
Secţiile care vor alege legitimaţiile tradiţionale vor primi timbre. Trezorierul dumneavoastră sau persoana care se ocupă va primi o factură care va fi achitată la trezoreria internaţională înaintea începerii conferinţei anuale sau congresului IEC. Taxa internaţională este de 2.00 franci elveţieni pentru fiecare membru.
În ceea ce priveşte timbrele nefolosite – până la 15% pot fi înapoiate Asistentului trezorierului internaţional, Romain Miny până la cel târziu 15 decembrie, anul marcat pe timbru.

Conferinţa IEC/Congresul IPA
Puteţi trimite un delegat la conferinţa IEC sau la Congresele IPA, cheltuielile fiind suportate de trezoreria internaţională (vedeţi IR articolul 10) şi puteţi trimite doi observatori, cheltuielile fiind suportate de secţia dumneavoastră (vedeţi IR Articolul 9).
Membrii pot fi nominalizaţi la Congresele IPA pentru Biroul Internaţional sau pentru o Comisie Internaţională.

Rapoartele anuale ce trebuie prezentate
În fiecare an veţi primi cel puţin trei seturi de formulare pentru rapoartele anuale. Acestea trebuie să fie completate şi trimise la Centrul Administrativ Internaţional până la data limită specificată.
i) Raportul pentru Progresul Anual – trimis de Comisia Internă Internaţională (IIC)
ii) Raportul Cultural Internaţional Anual – trimis de Comisia Culturală Internaţională (ICC)
iii) Raportul Profesional Internaţional Anual – trimis de Comisia Profesională Internaţională (IPC)
iv) Raportul Social Internaţional Anual – trimis de Comisia Socială Internaţională (ISC)
Cooperarea este foarte importantă pentru că detaliile precise ale Asociaţiei noastre să fie analizate iar progresul, monitorizat. Preşedintele comisiei respective poate astfel să facă o analiză completă a rapoartelor de evaluare pentru delegaţii ce vor participa la Congresele şi Conferinţele IEC. În plus, se pot trimite diverse chestionare pentru a fi completate în scopul sprijinirii comisiilor sau pentru centrul administrativ internaţional. Vă rugăm ca acestea sa fie trimise înainte de data limită.

DIRECTIVA PENTRU CASELE I.P.A.

La baza acestei directive sta articolul 20 din statutul international si articolul 4.5 din regulamentul international. Se aplica doar proprietatilor pe care IPA le doreste a fi recunoscute drept case IPA oficiale si celor care au fost recunoscute deja.
1. O secţie are dreptul de a deţine, cumpăra, închiria sau concesiona orice proprietate desemnată a fi „Casa IPA”.
2. Casele IPA au drept scop primar beneficiul membrilor IPA şi familiile acestora, respectiv cazarea pe perioada nopţii, cazarea în vacanţe şi / sau întruniri.
3. Stabilirea premiselor unei „Case IPA” este responsabilitatea Secţiei Naţionale respective.
Este obligatoriu ca orice proprietate desemnată să servească drept „Casa IPA” trebuie să respecte standardele internaţionale IPA pe care acest document le conţine înainte de a fi acceptat de secţia naţională. În momentul în care secţia naţională a aprobat o casă IPA certificatul semnat de preşedintele naţional şi de secretarul general al secţiei respective trebuie înaintat secretarului general internaţional.
4. Fiecare casă IPA aprobată trebuie să aibă Placa oficială a caselor IPA. Placa iniţială IPA va fi oferită de PEB. Placa trebuie fixată în exteriorul clădirii. Costul oricărei plăci adiţionale va fi suportat de Secţia naţională respectivă. Când o casă IPA care a fost deja aprobată încetează să-şi mai îndeplinească obligaţiile, din orice motiv, Secţia naţională trebuie să înapoieze placa Secretarului general internaţional.
5. Se pot considera case IPA următoarele:
– Case (detaşate sau semi-detaşate)
– Apartamente
– Cabane
– Case mobile
– Casa pe vas
– Orice altă clădire, cum ar fi un birou condiţia fiind ca membrii IPA să se poată caza acolo peste noapte.
Toate casele IPA trebuie să aibă următoarele facilităţi:
– Sufragerie
– Dormitor
– Bucătărie complet utilată
– Baie / duş cu apă rece şi caldă
– Toaletă
Camerele şi facilităţile casei trebuie să fie la dispoziţia oaspeţilor.
6. Fiecare secţie naţională este responsabilă pentru toate casele IPA care îi aparţin. Secţiile naţionale au datoria de a-şi stabili propriile reguli în ceea ce priveşte managementul şi conducerea „Caselor IPA” însă aceste reguli nu trebuie să contravină condiţiilor acestui document. Regulile privind Casele naţionale IPA vor fi înaintate de către secretarul general secretarului general internaţional pentru a fi transmise Comisiei Sociale Internaţionale şi ratificate de către PEB.
7. Regulamentul caselor IPA se aplică în cazul tuturor camerelor şi spaţiilor locuibile ale caselor IPA.
8. Secţia naţională are datoria de a informa secretarul general internaţional cu privire la noile case IPA aprobate după cum urmează:
(i) O descriere a proprietăţii, numărul de camere, tipul acestora şi numărul de pături din fiecare dormitor (indicând tipul pături duble sau două pături separate)
(ii) Premisele, facilităţile, atracţiile turistice în zona respectivă.
(iii) O hartă a ţării şi una a zonei respective trebuie să însoţească raportul, în orice caz, trebuie să se încerce o localizare cât mai exactă a casei respective.
9. Toate casele IPA trebuie să opereze pe o bază non-profit, după ce toate cheltuielile au fost achitate, să fie utilizată exclusiv pentru a acoperi următoarele cheltuieli:
– întreţinere
– renovări
– reparaţia echipamentului
– înlocuirea echipamentului
– extinderea acesteia
– creşterea facilităţilor.
10. Costurile individuale legate de cazare trebuie publicate. Trebuie să fie publicate costurile totale inclusiv toate detaliile. Când nu există lenjerie de pat, acest lucru trebuie precizat în momentul rezervării.
11. Fiecare secţie naţională este responsabilă de administrarea caselor IPA. Responsabilitatea de zi cu zi poate fi asumată la nivel regional unde controlul financiar rămâne responsabilitatea secţiei naţionale respective.
12. Fiecare secţie naţională este responsabilă cu suportarea asigurării pentru casele IPA asupra cărora deţine controlul. Asigurarea trebuie să acopere următoarele:
(i)incendiu, inundaţii,
(ii)furturi,
(iii)datorii publice,
(iv)calamităţi.
Particularităţile asigurării vor fi publicate, specificând măsura în care aceste tipuri de pagube sunt acoperite.
13. Secţia naţională trebuie să ofere protecţia aferentă , în cazul incendiului respectiv stingător, detector de fum, ieşire de urgenţă, etc. În fiecare caz trebuie să se conformeze standardelor naţionale, regulamentului şi / sau legislaţiei din ţara respectivă.
14. Regulamentul de protecţie trebuie să fie afişat în toate casele IPA, înştiinţările trebuie să fie traduse în cele patru limbi oficiale IPA adică engleză, franceză, germană şi spaniolă ca şi în limba locală.
15. Fiecare secţie naţională trebuie să expună o lista cu cele mai importante numere de telefon şi adrese aparţinând:
– Serviciilor de urgenţă – pompieri, poliţie, ambulanţă, spital, farmacii.
– Persoane de contact IPA – Managerul casei IPA, Preşedintele şi secretarul regiunii IPA precum şi comitetul regional.
16. Fiecare casă IPA trebuie să aibă minimul de echipament conform poziţiei geografice. Fiecare casă trebuie mobilată astfel incat să ofere un anumit confort oaspeţilor.
17. Descrierea locatiei şi facilităţile acesteia trebuie să fie publicate în ghidul internaţional IPA şi pe Website-ul IPA.
18. Locaţiile care nu îndeplinesc condiţiile de mai sus nu pot fi considerate case IPA. Dacă o secţie naţională consideră că una din casele care îi aparţine nu respectă criteriile de mai sus, îi poate retrage statutul de „Casa oficială IPA”. PEB-ul are de asemeni dreptul de a retrage statutul oficial al unei case IPA dacă aceasta nu respectă standardele iar secţia naţională nu acţionează în consecinţă.
19. Această directivă a fost adoptată la cel de al 18-lea Congres pe 22 septembrie 2006 în Slovenia.